کارشناس یا کارشناسان دبیرخانه ( ترجیحاً وحسب تشخیص ریاست دانشگاه در دانشگاههای بزرگ ۲ نفر - در دانشگاههای کوچکتر یا دانشکده ها و موسسات یک تا دو نفر حسب نیاز) علاوه بر اجرای وظایف ودستورات ناشی از مسئولیت‌های مشاور و رئیس دبیرخانه دائمی می بایست از توان و آگاهی لازم جهت مباحث بودجه ای، مالی، قوانین ومقررات هیأت امناء، آئین نامه ها و دستورالعمل های مربوطه و نیز آشنایی کامل با رایانه برخوردار باشند تا بتواند ضمن ارتباط و همکاری با واحدهای مختلف دانشگاه در ثبت و گزارش دهی داده ها، تنظیم جداول ونیز پالایش مصوبات پیشنهادی با انجام مطالعات کارشناسی و مطابقت با قوانین و مقررات مرتبط ، تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات و حضور کارشناسی در کمیته های تخصصی هیأت امناء تحت نظر و با مدیریت رییس دبیرخانه اقدام نمایند. حداقل مدرک تحصیلی برای این مسئولیت کارشناسی می‌باشد.